Przepływ potwierdzenia

Tworzenie przepływów pracy

Tworzenie gotowych przepływów pracy

W FitekIN fakturę można przypisać za pomocą zapisanych przepływów pracy. Tylko użytkownik z rolą administratora może tworzyć gotowe przepływy pracy. Podczas tworzenia przepływów pracy system wyświetla tylko aktywnych użytkowników. Administrator może uzyskać dostęp do przepływów pracy, klikając „Ustawienia” → „Przepływy pracy” w lewym panelu menu. 

Aby dodać przepływ pracy, należy kliknąć „Dodaj nowy przepływ pracy”

 

 

i wpisz nazwę przepływu pracy w otwartym oknie (np. Lato2021). Aby dodać nowy krok, Administrator musi kliknąć  

Administrator zobaczy listę rozwijaną zawierającą listę użytkowników w następujący sposób:

• Użytkownik jest aktywny w bieżącej firmie;

• Członkostwo użytkownika nie zostało zakończone;

• Użytkownik ma przypisaną rolę zatwierdzającego LUB rolę Pomiń użytkowników, którzy są już obecni w bieżącym przepływie -

Kliknięcie użytkownika z listy rozwijanej spowoduje dodanie nowego kroku 

UWAGA! Gdy zmieni się nazwa użytkownika, np. nazwisko, należy ją również zmienić na karcie użytkownika, a zmiany te zostaną automatycznie przeniesione do przepływu pracy. W razie potrzeby można zmienić istniejące przepływy pracy oraz dodać lub usunąć użytkowników.

Dynamiczny przepływ potwierdzeń

Dodano limity użytkowników na karcie profilu użytkownika - 

 (Administrator#6.Tworzenie użytkowników)

Działają tylko z przepływem dynamicznego potwierdzenia. Obecnie działają tylko z fakturami w walucie EUR.

Tworzenie dynamicznego przepływu potwierdzeń

Administrator ma dostęp do Ustawienia → Przepływy pracy, aby utworzyć nowy przepływ potwierdzeń. W widoku szczegółów przepływu potwierdzeń można wybrać, czy ma on być dynamiczny, czy nie. 

• Gdy przełącznik jest wyłączony → Przepływ potwierdzeń jest statyczny 

• Gdy przełącznik jest włączony → Przepływ potwierdzeń jest dynamiczny 

Domyślnie przełącznik jest wyłączony.

Zastosowanie dynamicznego przepływu potwierdzeń

Dynamiczny przepływ potwierdzeń kontroluje limity z profilu użytkownika tylko w momencie, gdy dynamiczny przepływ potwierdzeń stosuje się do faktury ze statusem „Nowa”.

Dynamiczny przepływ potwierdzeń będzie kontrolowany, gdy:

• zostanie dodany przez automatyzację (automatyzacja z użyciem dynamicznego CF)

• zostanie dodany ręcznie za pomocą opcji Zastosuj autotransakcję, a używana automatyzacja będzie używać dynamicznego CF

• zostanie dodany ręcznie za pomocą opcji Przypisz dynamiczny CF

• zostanie dodany ręcznie za pomocą opcji Potwierdź i przypisz dynamiczny CF

W momencie zastosowania dynamicznego przepływu potwierdzeń system kontroluje limity użytkowników z profilu użytkownika i usuwa z przepływu potwierdzeń tych użytkowników, którzy nie muszą zatwierdzać tej faktury.

Dodaj równoległe i opcjonalne osoby zatwierdzające

Można dodać wielu użytkowników w tym samym kroku potwierdzenia.

Jeśli dodajesz kilku użytkowników w tym samym kroku, możesz wybrać, czy oczekujesz, że wszyscy ci użytkownicy potwierdzą fakturę, czy tylko niektórzy z nich.

Jeśli chcesz, aby wszyscy potwierdzili fakturę, wybierz opcję „Równoległy”. Oznacza to, że wszyscy użytkownicy na tym samym etapie otrzymują fakturę na swoim Panelu w tym samym czasie i wszyscy muszą ją potwierdzić, aby została ona wysłana dalej.

Inne opcje potwierdzenia są dostępne w menu rozwijanym.

 

Możesz wybrać użytkowników spełniających poniższe wymagania:

• Użytkownik jest aktywny w bieżącej firmie;

• Członkostwo użytkownika nie wygasło;

• Użytkownik ma przypisaną rolę osoby zatwierdzającej LUB administratora;

• Pomiń użytkowników, którzy są już obecni w bieżącym przepływie pracy.

Jeśli korzystasz z potwierdzeń równoległych, pamiętaj, że ostatnia osoba zatwierdzająca jest ograniczona do jednego użytkownika. Po wybraniu wszystkich niezbędnych użytkowników zapisz przepływ pracy, aby potwierdzić wszystkie zmiany.

UWAGA! 

• Ogranicz maksymalną liczbę kroków w jednym przepływie do 20;

• Maksymalna liczba osób zatwierdzających równolegle w jednym kroku jest ograniczona do 12.

Usuń osobę zatwierdzającą

Aby usunąć osobę zatwierdzającą z kroku, kliknij ikonę X znajdującą się wewnątrz znacznika „Zatwierdzający”:

Tworzenie i edycja przepływów pracy w widoku szczegółowym faktury

Można również dodać niestandardowy przepływ potwierdzeń bezpośrednio do faktury, otwierając widok szczegółowy faktury i tworząc tam przepływ pracy. Można to zrobić w bloku „Potwierdzenia”, który znajduje się po lewej stronie widoku szczegółowego faktury.

Po kliknięciu ołówka będziesz mógł edytować przepływ potwierdzenia.

Aby dodać nowego użytkownika, należy kliknąć „Dodaj kolejną osobę zatwierdzającą”, po czym pojawi się lista wszystkich aktywnych użytkowników.

Możliwe jest również dodanie równoległego potwierdzającego. Aby zatwierdzić zmiany, kliknij „Zastosuj zmiany”. Możesz również dodać wielu użytkowników, klikając „Dodaj nowego uzupełniającego”, a po dodaniu wszystkich użytkowników możesz zastosować zmiany do wszystkich. Należy również pamiętać, że użytkownik końcowy musi mieć role osoby kończącej przepływ pracy, zatwierdzającej lub administratora.

 

Po wprowadzeniu wszystkich zmian możesz kliknąć „Zapisz zmiany”, aby oficjalnie potwierdzić proces potwierdzania.

Jeśli przepływ potwierdzeń został przypisany do faktury, można również edytować bieżących użytkowników, klikając ikonę ołówka w bloku potwierdzeń. Pod nią można usuwać użytkowników z przepływu potwierdzeń, a także przesuwać ich w górę lub w dół za pomocą strzałek po lewej stronie ich nazw (można to również zrobić, przytrzymując 1 przycisk myszy i po prostu przeciągając użytkownika w górę lub w dół).

Przypisywanie faktur przed i po

Jeśli nadejdzie Twoja kolej na potwierdzenie faktury, możesz skierować ją do osoby przed Tobą lub po Tobie, dodając komentarz. Gdy dodasz kogoś przed sobą, nowo dodana osoba musi potwierdzić fakturę przed Tobą. Po jej potwierdzeniu faktura pojawi się ponownie w Twoim Panelu. Możesz dodać tylko jedną osobę przed sobą.

Jeśli chcesz dodać kogoś po sobie, aby mógł przejrzeć fakturę, musisz potwierdzić fakturę, zanim trafi ona do dodanej osoby. Po Tobie możesz dodać wiele osób.

 

Uwaga! Ten komentarz jest tymczasowy i zostanie usunięty po podjęciu przez przypisane do niego działania.

Korzystanie z przepływów pracy

Przypisywanie przepływów pracy do nowych faktur

Nowa faktura zakupu może zostać przypisana do przepływu pracy przez administratora lub osobę przypisującą. Użytkownicy z tymi rolami będą widzieć wszystkie nowe faktury na pulpicie nawigacyjnym.

Aby przypisać go do konkretnego przepływu pracy, najpierw kliknij „Wybierz przepływ potwierdzenia” –

Następnie zostaną wyświetlone gotowe przepływy pracy:

Po przypisaniu system będzie teraz wyświetlał uczestników w procesie potwierdzania.