Zastępstwa
1. Przydzielenie zastępstwa
W przypadku przerwy świątecznej lub nieobecności w pracy należy wyznaczyć zastępcę, aby faktura, która została Państwu przypisana, mogła zostać przesłana do zastępcy. Dla każdej spółki zależnej należy wyznaczyć osobnego zastępcę. Zastępca widzi zarówno faktury własne, jak i zastępcy.
Aby dodać zastępcę, na ekranie głównym (Pulpicie nawigacyjnym) wybierz opcję „Ustaw nieobecności” w kolumnie „Nieobecność”. Określ okres zastępstwa i wybierz zastępcę (możesz wyznaczyć zastępców tylko z Twojej spółki zależnej). Po ustawieniu wszystkich opcji kliknij „Ustaw nieobecności”.
Zastępstwo można dodać z poziomu pulpitu nawigacyjnego w sekcji „Poza biurem”, klikając „Ustaw nieobecności”, wybierając okres i zastępstwo (w wyborze dostępni są tylko użytkownicy z tej samej firmy).
Po dodaniu użytkowników zastępczych na pulpicie nawigacyjnym zobaczysz informacje:
Administrator może również wyznaczyć zastępcę dla każdego użytkownika w sekcji „Ustawienia” → „Użytkownicy”. Klikając ikonę ołówka obok imienia i nazwiska, możesz wyznaczyć zastępcę dla wybranej osoby.
Ta metoda często będzie przydatna, gdy pracownik jest już na urlopie i widzisz, że czeka na niego faktura. Administrator może wtedy usunąć zastępcę lub przypisać innego do danego użytkownika.
2. Zadanie zastępcy
Zadaniem zastępcy jest przeglądanie i zatwierdzanie faktur przypisanych do zastępowalnego. Zastępcą może być administrator, osoba przydzielająca, osoba zatwierdzająca lub osoba realizująca proces. Ponadto, zastępca nie musi być częścią tego samego procesu zatwierdzania, co zastępowalny, aby zatwierdzić fakturę. Jeśli zastępca znajduje się poza procesem zatwierdzania, będzie miał również możliwość przekazania faktury osobie, która jest w nim obecna.
W poniższym przykładzie Monika Grinfeld została zastąpiona osobą zatwierdzającą Madly Mari i teraz może wykonywać dla niej czynności.
Działania obejmują:
Przypisz przede mną: aby dodać osobę zatwierdzającą przed Tobą, która musi zatwierdzić fakturę, a następnie faktura zostanie do Ciebie przesłana.
Przypisz po mnie: aby dodać osobę zatwierdzającą po Tobie, nadal zachowujesz prawo do zatwierdzenia.
Potwierdź: aby potwierdzić fakturę, zostanie ona przesłana do następnej osoby zatwierdzającej.
Odrzuć: aby odrzucić przepływ potwierdzenia – używane, gdy coś jest nie tak z fakturą lub przepływem potwierdzenia.
Potwierdź i przypisz – potwierdź i przekaż do innego przepływu potwierdzenia.
Pomiń – aby wysłać fakturę do następnej osoby w przepływie potwierdzenia bez konieczności zatwierdzania.
3. Anulowanie zastępstwa
Aby anulować zastąpienie, osoba, którą można zastąpić, musi się zalogować i kliknąć „Usuń” w Ustawieniach → Użytkownicy –
Lub z Panelu sterowania – kliknij „Zmień status nieobecności”
Kliknij „Usuń z biura” –
Możesz tam również zmienić okres zastępstwa, klikając na Daty i „Zmień okres nieobecności”.
Zarówno faktury zamienne, jak i wymienialne mogą być widoczne w rejestrze faktur, które zostały potwierdzone w okresie wymiany.