Ustawienia firmy

Dostęp do ustawień firmy

Ustawienia firmy są dostępne tylko dla administratorów z menu lewego panelu Fitekin (Ustawienia → Ustawienia firmy). W oprogramowaniu internetowym Fitekin dostępne są różne funkcje. W tym przewodniku znajdziesz przegląd ogólnych ustawień dostępnych wyłącznie dla administratorów.

Informacje ogólne i dodatkowe

Po wejściu w Ustawienia firmy znajdziesz ogólne informacje o swojej firmie. Opcjonalnie możesz dodać osobę kontaktową, adres e-mail, adres, numer rejestracyjny, numer VAT oraz numer konta do wpłaty do Informacji ogólnych. Informacje te są widoczne tylko dla administratora.

Niektóre informacje wprowadzone w Ustawieniach firmy będą również wyświetlane w Panelu sterowania w sekcji Pomoc techniczna (widocznej dla wszystkich). Pracownicy często korzystają z tych informacji, aby skontaktować się z pomocą techniczną lub uzyskać dostęp do instrukcji obsługi Fitekin. Można tam również sprawdzić aktualną wersję oprogramowania Fitekin.

Aby otworzyć instrukcję obsługi, kliknij na link, a zobaczysz otwarte powiadomienie o otwarciu łącza zewnętrznego - 

Kliknięcie przycisku „Otwórz link zewnętrzny” przeniesie Cię do strony podręcznika użytkownika.

W prawej kolumnie możesz zobaczyć inne firmy należące do tej samej grupy (np. spółki zależne, oddziały itp.), jeśli korzystają z Fitekin.

Ustawienia potwierdzenia faktury

Funkcja „Potwierdź wszystkie włączone działania”

Włączając tę ​​funkcję, osoba zatwierdzająca będzie miała możliwość potwierdzenia wszystkich faktur oczekujących na potwierdzenie jednym kliknięciem, klikając „Potwierdź wszystkie”.

Funkcja „Szybkie potwierdzanie włączone”

Po włączeniu szybkiego potwierdzania w ustawieniach firmy, do każdej faktury dodawany jest przycisk „Potwierdź”. Szczegółowy podgląd można również wyświetlić, klikając strzałkę obok przycisku „Potwierdź”. Na ekranie znajduje się opcja otwarcia pliku PDF faktury (jeśli został dodany).

UWAGA! Przyciski „Szybkie potwierdzenie” i „Potwierdź wszystkie działania” można używać jednocześnie, należy jednak pamiętać, że każdy zatwierdzający będzie mógł korzystać z tych przycisków po ich aktywacji, więc istnieje ryzyko, że zatwierdzający nie sprawdzi zawartości faktury.

Podczas zatwierdzania faktury z poziomu pulpitu nawigacyjnego przeprowadzane są następujące walidacje:

1. Czy zatwierdzający jest ostatni w obiegu fakturowania, a jeśli tak, to czy użytkownik posiada uprawnienia administratora lub osoby kończącej obieg?

2. Jeśli opcja „Weryfikuj wiersze transakcji podczas potwierdzania faktury” jest włączona ORAZ ((opcja „Nie weryfikuj wierszy transakcji, gdy istnieje zamówienie zakupu” jest wyłączona) LUB (opcja „Nie weryfikuj wierszy transakcji, gdy istnieje zamówienie zakupu” jest włączona ORAZ pole numeru zamówienia zakupu danej faktury jest puste)), należy sprawdzić, czy wszystkie wiersze transakcji mają wypełnione następujące pola danych:

   1. Konto

   2. kod VAT

   3. Wymiary obowiązkowe

Domyślnie te funkcje są wyłączone, a faktury do potwierdzenia będą wyświetlane z przyciskiem Podgląd. Po kliknięciu „Podgląd” użytkownik nadal ma możliwość zatwierdzenia faktury.

Jeśli chcesz zobaczyć szczegółowy widok faktury, musisz kliknąć na nazwę dostawcy.

Uwidocznij numer identyfikacyjny ERP w nagłówku faktury

To ustawienie można stosować łącznie z interfejsem API aktualizacji faktur w wersji 3. Za pomocą interfejsu API można wysyłać do Fitekin zewnętrzne numery identyfikacyjne faktur. Można go użyć do wysłania z oprogramowania księgowego numeru księgowego (numeru dowodu księgowego) do Fitekin. Dzięki temu klienci będą mieli ten sam identyfikator dla tej samej faktury w różnych systemach.

Jeśli korzystasz ze wspomnianego interfejsu API i zaznaczysz to ustawienie, identyfikator ERP będzie widoczny w nagłówku faktury oraz na liście rejestru faktur. Identyfikator ERP będzie również uwzględniany w plikach eksportu wyszukiwania faktur (Excel, CSV).

 

Odbieraj faktury za pośrednictwem IWS

Aktywując tę ​​funkcję, Fitekin będzie gotowy do otrzymywania faktur elektronicznych, a także faktur zdigitalizowanych. Jednak oprócz zaznaczenia tej opcji należy również poinformować menedżera produktu Fitekin o konieczności uruchomienia zlecenia e-fakturowania, aby informacje mogły zostać przesłane do innych e-operatorów, a także do PEPPOL. Samo aktywowanie tej funkcji w Fitekin nie wystarczy.

Automatyczne przypisanie do osoby kontaktowej

Po otrzymaniu faktury elektronicznej zostanie ona przypisana do osoby kontaktowej. Wymaga to podania danych osoby kontaktowej w pliku XML poniżej tagu.

Imię i nazwisko osoby kontaktowej powinno być zgodne z imieniem i nazwiskiem użytkownika w Fitekin (w menu użytkownika Fitekin). Jeśli to ustawienie jest włączone, faktura zostanie automatycznie przypisana do Panelu osoby kontaktowej (oczekując na potwierdzenie użytkownika).

Zarządzaj niezarejestrowanymi dostawcami

Funkcja ta wyświetli nowych dostawców zarówno w rejestrze faktur, jak i na pulpicie nawigacyjnym.

Po aktywacji tej funkcji Fitekin sprawdzi, czy dane dostawcy były wcześniej zapisane w Fitekin (w tym identyfikator dostawcy, numer dostawcy w programie księgowym – kod dostawcy ERP). W przypadku znalezienia nowego dostawcy, Fitekin rozpozna go i wyświetli w nagłówku faktury. Dane nowego dostawcy muszą zostać zapisane, w przeciwnym razie system nie pozwoli na eksport faktury.

Aby usunąć etykietę „NOWY DOSTAWCA”, administrator musi przejść do rejestru dostawców. Można to zrobić łatwo po otwarciu opcji „Edytuj lub dodaj” w nagłówku faktury.

Otwórz kartę dostawcy -

i dodaj identyfikator oprogramowania księgowego Kod ERP dostawcy -

Co więcej, jeśli w Ustawieniach firmy ustawiono opcję wysyłania powiadomień o nowych dostawcach na adres e-mail, to na podany adres e-mail będą wysyłane powiadomienia o nowych dostawcach.

Zweryfikuj wiersze transakcji w ostatecznym potwierdzeniu

Ta funkcja jest włączona - sprawdzanie wierszy transakcji faktury podczas procesu potwierdzania jest włączone dla wszystkich użytkowników w ostatnim kroku procesu potwierdzania. Sprawdzanie jest przeprowadzane, gdy użytkownik z ostatniego kroku użyje akcji „Potwierdź”. Sprawdzane są:

• Wszystkie wiersze transakcji mają wypełnione wszystkie obowiązkowe cele kosztowe (w tym cele kosztowe konta i kodu VAT);

• Wiersze transakcji NIE mają niezaksięgowanej kwoty.

Zweryfikuj CCO w przedostatnim kroku potwierdzania.

Ta funkcja jest włączona – sprawdzanie wierszy transakcji faktury podczas procesu potwierdzania jest włączone dla wszystkich użytkowników w przedostatnim kroku procesu potwierdzania. Sprawdzanie jest przeprowadzane, gdy użytkownik z przedostatniego kroku użyje akcji „Potwierdź”. Sprawdzane jest:

• Wszystkie wiersze transakcji mają wypełnione wszystkie obowiązkowe niestandardowe cele kosztowe.

Wiersze transakcji: Ostrzegaj o odchyleniach od kwoty VAT w nagłówku faktury

Funkcja ta umożliwia sprawdzenie sumy VAT pomiędzy wierszami transakcji a nagłówkiem faktury. Gdy system wykryje odchylenie pomiędzy kwotą VAT w nagłówku faktury a sumą VAT wierszy transakcji, użytkownikowi wyświetlane jest ostrzeżenie:

Wiersze transakcji: kwoty VAT edytowalne ręcznie

Ta funkcja jest włączona — kwota VAT w wierszu transakcji jest edytowalna ręcznie dla faktur o statusie Nowa lub Przypisana.

Nie weryfikuj wierszy transakcji, gdy istnieje zamówienie zakupu

Po włączeniu tego ustawienia możliwe jest eksportowanie faktur bez wypełniania wierszy transakcji, jeśli numer zamówienia zakupu istnieje.

Faktura musi przejść przez proces potwierdzenia, ale wiersze transakcji (wiersze księgowe) nie muszą być wypełniane. 

Nadpisz wartości powiązanym wymiarem

Domyślnie nadpisywanie wymiarów jest wyłączone. Można je znaleźć w sekcji „Automatyzacja” → „Powiązane wymiary” →

Jeśli ta opcja jest wyłączona, wypełnione zostaną tylko powiązane wymiary, które są puste w widoku szczegółowym.

Jeśli ta opcja jest włączona i użyjesz automatycznej transakcji, na przykład do wypełnienia wiersza transakcji, a następnie wypełnisz wymiar powiązany z innym, wiersze transakcji zostaną nadpisane.

Połączona nazwa wiersza

Administrator może ustawić niestandardową nazwę wiersza podczas łączenia 2 lub więcej wierszy. Nazwę można ustawić, klikając ikonę ołówka i dodając nazwę dla połączonych wierszy.

Nazwa pierwszego wiersza dla wierszy połączonych

When this function is ticked and you are combining 2 or more rows then the row name which comes first from the selected rows will be displayed.

Integracje: Sprawdź dostawców w lokalnym rejestrze działalności gospodarczej

Funkcja obowiązkowa dla rządu Estonii. Obecnie do pliku eksportowego będą dodawane informacje o formie prawnej firmy (blok „SellerParty”).

Eksport faktury: Pliki do uwzględnienia

• Brak — nie uwzględniaj żadnych plików w eksporcie faktur.

• Tylko oryginalny PDF — uwzględniaj oryginalny plik PDF w formacie Base64 w eksporcie faktur.

• Wszystkie pliki i linki — uwzględniaj wszystkie pliki i linki w eksporcie faktur.

Eksport faktur: Sprawdź poprawność pliku XML eksportu pod kątem zgodności z estońskim standardem e-faktury 1.2.

Po włączeniu tego ustawienia sprawdzanych i przycinanych jest tylko kilka uzgodnionych pól. To ustawienie umożliwia Klientom włączanie/wyłączanie sprawdzania poprawności pliku XML eksportu w celu zapewnienia zgodności z estońskim standardem e-faktury 1.2.

Domyślnie: WŁ. —

Plik XML eksportu jest sprawdzany pod kątem zgodności z estońskim standardem e-faktury 1.2, a następnie przeprowadzane jest następujące przycinanie danych:

• Element faktury
  
  

  Open

  

• Strony faktury
  
  

  Open

  

• Nagłówek faktury
  
  

  Open

  

• Wiersze faktury
  
  

  Open

  

• Wiersze transakcji
  
  

  Open

  

• Informacje o płatnościach
  
  

  Open

  

Gdy to ustawienie jest wyłączone, plik XML eksportu nie jest sprawdzany pod kątem zgodności z estońskim standardem e-faktury 1.2, a przycinanie danych nie następuje.

 

Wybierz opcję zaokrąglania

Podczas importowania e-faktur, suma całkowita faktury może nie zgadzać się z sumą całkowitą wierszy faktury. Jeśli kwoty się nie zgadzają, nie można wysłać ich do procesu potwierdzania ani dodać wierszy transakcji. Dostępne są 3 opcje zaokrąglania:

• Wyłączone – zaokrąglanie musi być wykonane ręcznie, należy ręcznie zmienić sumę wiersza faktury.

• Nowy wiersz faktury – Fitekin generuje dodatkowy wiersz pod wierszami faktury o nazwie „Zaokrąglanie”. Wyświetlana jest również różnica w centach.

• Dostosuj największą kwotę. Wybranie tej opcji spowoduje automatyczne dodanie różnicy w centach do wiersza z największą kwotą, w tym różnicy VAT i różnicy kwoty netto – ta opcja jest najczęściej używana.

Eksport faktury: Identyfikator użytkownika przepływu potwierdzenia

Możesz wybrać, jakie dane przepływu potwierdzeń chcesz otrzymywać podczas eksportowania faktur za pośrednictwem API.

Jeśli korzystasz z publicznych API Fitekin, podczas eksportu faktur otrzymasz również informacje o przepływie potwierdzeń faktur (jeśli istnieją), np. imię i nazwisko użytkownika, znacznik czasu potwierdzenia, komentarze i działania (zatwierdzone, pominięte itp.). Za pomocą poniższego ustawienia możesz wybrać, jakie dane chcesz otrzymywać w pliku XML.

1. Kod osobisty - wygląda tak w XML

2. Kod osobisty i kraj - na początku kodu osobistego dodajemy kod kraju

3. Adres e-mail użytkownika

Więcej informacji można znaleźć w dokumentacji API. Należy pamiętać, że powyższe ustawienie jest obsługiwane przez API w wersji 3.

Waluta domyślna

Ustawienie waluty domyślnej jest przydatne, gdy chcesz użyć limitów pieniężnych w procesie potwierdzania faktur. Zazwyczaj większość faktur otrzymywanych przez firmę jest w walucie lokalnej, ale jeśli niektóre z nich mają inne waluty, ustawienie Waluta domyślna przeliczy je na zapisaną walutę. Fitekin korzysta z usługi wymiany walut (http://Fixer.io ). API Fixer gromadzi dane z ponad 15 wiarygodnych źródeł, co minutę. Źródłami są banki i dostawcy danych finansowych. API Fixer jest w stanie dostarczać dokładne dane dotyczące kursów wymiany dla 170 walut światowych.

API Fitekin aktualizuje kursy walut raz na 24 godziny.

Zapisana waluta domyślna zostanie uwzględniona poprzez zastosowanie przepływów dynamicznego potwierdzania. Wartość przeliczenia nie jest obecnie widoczna w nagłówku faktury.

Ustawienia wysyłania raportów

W ustawieniach firmy możesz również dodać godziny raportów dziennych. Jeśli osoby zatwierdzające nie zatwierdzą faktur do tego czasu, otrzymają przypomnienie e-mailem.

Możesz ustawić 2 godziny powiadomień w ciągu jednego dnia i wybrać przypomnienie na cały tydzień lub na konkretne dni. Jeśli proces potwierdzenia nie został jeszcze zakończony, ale przypisany do niego użytkownik już go potwierdził, przypomnienie nie zostanie wysłane.